”Asiakaskuntamme kuuluu lähes 6 000 taloyhtiötä ja 50 suurempaa kiinteistöomistajaa. Tähän joukkoon mahtuu monenlaisia työsuhteita. Kiinteistö- ja taloyhtiöissä voi olla palkkalistoilla esimerkiksi talonmiehiä, siivoojia tai toimitusjohtajia. Se tarkoittaa, että työsuhteiden ja niitä ohjaavien työehtosopimusten kirjo on valtava. Tämä vaatii paljon erikoisosaamista ja ammattitaitoa palkkahallinnolta. Se ei ole ydinosaamistamme, joten tarvitsimme ammattitaitoisen kumppanin laajan asiakaskuntamme palkkahallinnon tueksi”, kertoo Retta Services Oy:n talouspalveluiden johtaja Mikael Strann.
Yhteistyö palkanlaskennan parissa aloitettiin tiiviisti alkuvuodesta 2023, mutta kumppanina Aallon Group oli tuttu jo entuudestaan. Kun Rettalla pari vuotta aiemmin oli käynnissä järjestelmäuudistuksia, kaivattiin taloushallintoon apukäsiä.
”Aallon Groupilla on kiinteistöalan erikoisosaamista, joten se tuntui oikealta paikalta kysyä apua, kun tarvitsimme taloushallinnon lisäresursseja. Aallon Groupin asiantuntijat mahdollistivat sen, että oma väkemme pystyi keskittymään tuolloin paremmin järjestelmäuudistuksiin. Tiesimme, että heillä on vahvaa osaamista myös palkkahallinnon asioista, joten oli luontevaa jatkaa tutun kumppanin kanssa, kun asiakkaidemme palkkahallinnon ulkoistaminen tuli ajankohtaiseksi”, Strann kertoo.
Palkkahallinto vaatii työehtojen tuntemusta ja jatkuvaa osaamisen ylläpitoa
Palkanlaskentaan ja palkkahallintoon liittyy paljon yksityiskohtia, jotka vaativat jatkuvaa tietojen päivittämistä ja osaamisen ylläpitoa. On esimerkiksi ymmärrettävä erilaisten työehtosopimusten sisältö, osattava soveltaa niitä käytäntöön ja huomioitava niihin tulevat mahdolliset muutokset. On myös tunnettava palkkahallinnossa käytettävät järjestelmät.
”Palkkahallinto ei ole ydinbisnestämme, joten oli järkevää ulkoistaa se ammattitaitoiselle kumppanille. Asiakaskuntamme on niin monipuolista, että se edellyttää todella laajaa osaamista erilaisista työehtosopimuksista. Aallon Groupilla on myös vahva Mepco-järjestelmäosaaminen, joka on palkkahallinnossa tärkeää”, Strann toteaa.
Selkeyttä palkkahallinnon prosesseihin yhteistyöllä
Kun asiakaskunta on moninainen ja käsittää erilaisia käytäntöjä sekä useita työehtosopimuksia, on tärkeää, että kokonaisuutta kuitenkin johdetaan järjestelmällisesti ja tehokkaasti.
”Olemme saaneet järkevöitettyä palkkahallinnon prosesseja Aallon Groupin kanssa yhdessä. Esimerkiksi palkanmaksupäiviä oli aluksi hurja määrä. Näitä on saatu keskitettyä ja samalla tehostettua toimintaa. Omilla resursseillamme meillä olisi ollut haasteita ylläpitää tarvittavaa järjestelmäosaamista. Aallon Groupilta taas löytyi tarvittava osaaminen ja resurssit myös järjestelmäpuolella. Lisäksi olemme ottaneet käyttöön sähköisen taloushallinnon järjestelmän Aallon Portin, joka on entisestään sujuvoittanut prosesseja. Aallon Groupilla on panostettu paljon digitaaliseen asiointiin ja automatiikkaan, joka sujuvoittaa ja helpottaa arkea – se on meille tärkeää”, Strann kertoo.
Rettalla arvostetaan erityisesti joustavaa ja mutkatonta yhteydenpitoa, ja että tiiviillä yhteistyöllä arjen tekemistä on voitu kehittää yhä laadukkaammaksi.
”Tärkeää on luottamus siitä, että kumppani hoitaa mallikkaasti ne tehtävät, mitä on sovittu, ja että hyvässä yhteistyössä ratkaistaan erilaisia muutostilanteita, joita saattaa ilmetä. Olen arvostanut suuresti myös sitä, että Aallon Groupilta on tullut hyviä huomioita ja havaintoja entistä laadukkaampaan palkanlaskentaan, miten järjestelmien eri ominaisuuksia kannattaa hyödyntää ja miten varmistetaan, että Aallon ammattilaisilla on kaikki tarvittava tieto, jotta asiakkaidemme palkat maksetaan aina ajallaan ja oikein. Jo käyttöönottoprojekti hoidettiin Aallon ammattilaisten toimesta mallikkaasti läpi ja varmistuimme, että palkanlaskentamme on hyvissä käsissä ja päätöksemme ulkoistuksesta oli täysin oikea”, Strann toteaa.
”Olemme saaneet järkevöitettyä palkkahallinnon prosesseja Aallon Groupin kanssa yhdessä.”
Talouspalveluiden johtaja,
Mikael Strann
Retta Services Oy
