Kirjanpidon ulkoistaminen tulee usein harkintaan jo heti yrityksen perustamisvaiheessa. Jos kirjanpitoa ja taloushallintoa kohtaan ei ole minkäänlaista omaa kiinnostusta, eikä yrityksessä ole riittävää osaamista kirjanpidon hoitamiseen, on luontevaa jättää kirjanpito taloushallinnon ammattilaisen hoidettavaksi heti alkuvaiheessa.
Toisaalta kirjanpidon ulkoistaminen voi tulla ajankohtaiseksi esimerkiksi toiminnan kasvaessa, kun yrityksen taloushallintoa sisäisesti hoitavalla henkilöllä ei enää aika riitä. Taloushallintoa ei aina ole tarpeen ulkoistaa kokonaisuudessaan, vaan joskus toimivin tapa on hankkia lisäresursseja ja apukäsiä ulkoistamalla osa toiminnoista oman taloushallinnon tueksi.
Monesti on luontevaa ulkoistaa esimerkiksi palkkahallinto omana toimintonaan, sillä se harvemmin on yrityksen omaa ydinosaamista. Palkkahallinto on kuitenkin kriittinen osa yrityksen toimintaa – palkat on maksettava aina ajallaan ja oikein. Palkanlaskenta voi siis olla järkevää jättää ammattilaisen käsiin, jos riittävää osaamista ei yrityksen sisällä ole.
› Lue 5 hyvää syytä palkkahallinnon ulkoistamiseen!
Taloushallinnon järjestelmien osaaminen korostuu
Nykyään useimmat yritykset hoitavat kirjanpitoa sähköisesti, ja monesti käytössä on jokin sähköisen taloushallinnon järjestelmä. On tärkeää, että kirjanpitäjä tuntee ohjelman ja osaa hyödyntää sitä tehokkaasti. Markkinoilla on paljon erilaisia taloushallinnon ohjelmistoja ja omiin tarpeisiin parhaan järjestelmän valinta sekä sen hyödyntäminen tehokkaasti vaativat paneutumista.
Voi olla vaikeaa hahmottaa, mikä markkinoilla olevista ratkaisuista palvelisi omia tarpeita parhaiten. Usein tilitoimistoilla on kokemusta monista erilaisista järjestelmistä, sekä ymmärrystä ja osaamista etsiä erilaisiin tilanteisiin parhaat mahdolliset ratkaisut. Taloushallinnon ulkoistuskumppani voi siis olla erinomainen apu myös taloushallinnon järjestelmän valinnassa. Kun kirjanpitäjä hallitsee käytössä olevan järjestelmän hyvin, hoituvat kirjanpidon rutiinit tehokkaasti ja taloushallinnon järjestelmästä saadaan paras mahdollinen hyöty irti.
› Lue kattava vertailumme tunnetuimmista taloushallintojärjestelmistä
Ulkoistetun kirjanpitäjän osaamisen ylläpitämisestä ei tarvitse huolehtia itse
Kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyy paljon lakisääteisiä asioita ja velvollisuuksia, jotka on huolehdittava asianmukaisesti – riippumatta siitä, hoidetaanko taloushallintoa yrityksessä sisäisesti vai tilitoimiston toimesta. Esimerkiksi vuonna 2019 käyttöönotettu tulorekisteri toi muutoksia yritysten velvollisuuksiin ja toimintatapoihin. Yritysten taloushallinto on lakisääteisesti tiukasti määriteltyä ja jos muutoksista ei pysy kärryillä, voi pahimmillaan syyllistyä kirjanpitorikokseen.
Jos kirjanpito hoidetaan yrityksessä sisäisesti, on varmistuttava, että myös lakisääteisistä asioista ja muutoksista pysytään ajan tasalla ja niihin liittyvät velvollisuudet osataan hoitaa asianmukaisesti. Kun kirjanpito on ulkoistettu, huolehtii tilitoimisto siitä, että kirjanpitäjän osaamistaso ja ymmärrys säädöksistä on ajan tasalla.
Turvaa, tehokkuutta ja kustannussäästöjä ulkoistamalla kirjanpito
Ammattilainen osaa varmistaa selkeillä prosesseilla, että taloushallinnon rutiinit rullaavat systemaattisesti. Usein tilitoimistoissa työskentelevät ammattilaiset tuovat mukanaan myös hyvät ja ammattimaiset prosessit, jotka sujuvoittavat kirjanpitoa. Sujuvat prosessit, hyvät työkalut ja ammattimainen työskentelytapa tehostavat toimintaa ja auttavat minimoimaan virheiden mahdollisuuden. Parhaimmillaan tämä tuo myös suoranaisia kustannussäästöjä.
Ulkoistettuna kirjanpito ei ole vain yhden henkilön varassa. Vaikka kirjanpitoasi hoitaisi tuttu kirjanpitäjä, on tilitoimistossa taustatukena tyypillisesti joukko ammattilaisia. Tämä tuo huomattavaa turvaa yllättävien tilanteiden varalta, esimerkiksi sairastapausten sattuessa. Toisaalta kirjanpito rullaa sujuvammin myös lomakautena, kun tarvittaessa toinen ammattilainen voi hoitaa kirjanpidon ja tarvittavat velvollisuudet katkeamatta. Kun taustajoukoissa on useampi ammattilainen, et koskaan jää yllättävään ja ikävään tilanteeseen, jos kirjanpitäjäsi syystä tai toisesta on estynyt hoitamaan tärkeitä velvollisuuksia.
8 hyvää syytä ulkoistaa kirjanpito:
- Ulkoistetun kirjanpitäjän ajantasaisesta osaamisesta ei tarvitse huolehtia itse
- Ammattimaiset prosessit ja osaaminen tekevät työskentelystä tehokasta
- Ammattitaito vähentää virheiden riskiä
- Osaaminen ja tehokas työskentely tuovat kustannussäästöjä
- Ulkoistettu kirjanpito ei ole vain yhden ihmisen varassa
- Tarvittaessa yrityksen omaa taloushallintoa voidaan tukea ulkoistamalla osa toiminnoista – mitoita resurssit järkevästi
- Tilitoimistolla on usein hyvä ymmärrys ja osaaminen taloushallinnon järjestelmistä
- Ammattimainen kirjanpitäjä neuvoo ja tukee yrityksen arjessa sekä toiminnan kehittämisessä
Tilitoimiston laaja osaaminen tukee yritystoimintaa
Ammattimainen kirjanpitäjä tuo yrityksen johdon tueksi paljon muutakin, kuin hyvin hoidetun kirjanpidon. Tilitoimistoissa on usein laajempi ymmärrys yritystoiminnan tyypillisistä piirteistä ja näkemystä erilaisista yritystoiminnan kysymyksistä. Toisinaan eteen tulee poikkeuksellisia tilanteita, jotka vaativat ymmärrystä ja tulkintaa. Jos itse joutuu lähteä selvittämään kinkkistä kysymystä, kuluu aikaa – ja hermoja. Tilitoimistossa on laaja käytännön kokemus erilaisten yritystoiminnan kysymysten selvittämisestä, joten kohtaamasi ongelma on todennäköisesti tullut jo kokeneella tilitoimistolla aiemmin vastaan.
Tilitoimistolla on näkemystä yritysten talousluvuista yleisesti, sekä mahdollisesti tuntemusta myös tietyltä toimialalta. Osaava taloushallinnon ammattilainen voi auttaa tulkitsemaan talouden lukuja ja ymmärtää esimerkiksi millaiset kausivaihtelut tai notkahdukset ovat normaaleja, ja milloin on syytä reagoida hälyttäviin merkkeihin.
Vahvoilla taustajoukoilla apua yrityksen eri vaiheisiin
Usein tilitoimistossa kirjanpitoa hoitaa tuttu kirjanpitäjä, joka voi olla mutkaton arjen tuki. Toisaalta taustalla on tyypillisesti usean ammattilaisen osaaminen ja laaja ammattitaito, sekä asiantuntemusta, jota tarvitaan yrityksen erilaisissa vaiheissa. Toisinaan taloushallinnon tueksi tarvitaan esimerkiksi veroasiantuntijan neuvoja tai juridista näkemystä. Hyvä tilitoimisto voi kattavalla osaamisellaan ja laajalla asiantuntijajoukolla tukea yritystä monenkaltaisissa tilanteissa.
Harkitsetko tilitoimiston ulkoistamista? Me Aallon Groupilla tuemme asiakkaidemme liiketoimintaa kokonaisvaltaisesti ja joukostamme löytyy myös erityisasiantuntijoita aina veroasiantuntijoista juridiikan ammattilaisiin. Kokeneet taloushallinnon ammattilaisemme ovat apuna niin arjessa kuin yllättävissäkin tilanteissa. Ota yhteyttä, niin mietitään, miten voimme tukea juuri teidän liiketoimintaanne!