Valitse sivu

Isännöitsijä: Onhan taloyhtiöiden hankkeiden talous hallussa?

01.06.2022 | Blogi

Taloyhtiöiden korjaushankkeet ovat mittavia projekteja, joiden talouden suunnittelu ja seuranta on syytä tehdä huolella. Korjaushankkeisiin liittyvä taloushallinto vaatii osaamista, resursseja ja tarkkuutta. Mitä kaikkea on syytä huomioida, jotta hankkeen talous sujuu kokonaisuudessaan hyvin ja velvollisuudet täytetään asianmukaisesti?

Taloyhtiössä alkava korjaushanke tuo isännöitsijälle mukanaan ison määrän projektiin liittyviä töitä ja vastuuta. Yksi korjaushankkeen olennaisista osa-alueista on hankkeen laadukas talouden hallinta, joka vaatii sekä osaamista, resursseja että tarkkuutta. Kun hankkeen talous ja siihen liittyvät prosessit vastuunjakoineen on huolella mietitty, isännöitsijä pystyy toimimaan hankkeessa taloyhtiön tukena parhaalla mahdollisella tavalla.

Hankkeen rahoituksen järjestäminen alkaa lainojen kilpailuttamisesta

Taloudellinen hankesuunnittelu määrää askelmerkit hankkeen eri rahoitusvaihtoehdoille. Tyypillisesti hanke rahoitetaan yhtiön nimiin nostettavalla lainalla, ja isännöitsijän tehtävänä on järjestää rahoitus lainojen kilpailutuksen kautta. Tarjoukset kannattaa pyytää ainakin kolmesta eri pankista, jotta taloyhtiön etu saadaan varmistettua. Lainatarjousta varten pankki tarvitsee taloyhtiön tilinpäätöstiedot, joista näkee viimeisimmän taseen. Muita pankkien tavallisesti pyytämiä dokumentteja lainojen kilpailutuksessa ovat isännöitsijäntodistus, osakeluettelo ja kunnossapitoselvitys. Pankin kanssa kannattaa neuvotella ennakkoon myös erilaisista joustoista ja maksusuunnitelmien muutoksista, jottei myöhemmin muodostu yllättäviä kuluja, esimerkiksi osakkaan lyhentäessä lainaosuutensa kerralla pois myöhemmin.

Hankkeet taloyhtiön kirjanpidossa

Ison hankkeen aikana ostolaskujen määrä lisääntyy normaaliin verrattuna, mikä vaatii tavallista enemmän tarkkuutta, osaamista ja resursseja ostolaskujen käsittelyyn. Hankkeeseen liittyvät laskut on pidettävä erillään taloyhtiön muista laskuista heti alusta alkaen, jotta kirjanpidon raportointi tukee hankkeen seurantaa ja johtamista. Käytettävästä järjestelmästä riippuen tämä toteutetaan yleensä joko kustannuspaikan tai erillisten kirjanpidon tilien avulla.

Hankkeet on osattava käsitellä kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä oikein: kirjataanko hankkeen kustannukset tilikauden kuluksi vai tulisiko ne aktivoida taseen pysyviin vastaaviin? Ratkaisevana tekijänä kirjaustavan valinnassa on hankkeen luonne ja sisältö. Lisäksi osaava kirjanpitäjä osaa taseen sisällön perusteella arvioida yhtiön tulevaisuuden kannalta parhaan kirjaustavan. Vaikka yleensä kirjanpitäjä hoitaakin kirjaukset käytännössä, myös isännöitsijän on tärkeää ymmärtää, millainen hanke on kyseessä ja kommunikoida hankkeen luonne tarvittaessa kirjanpitäjän kanssa.

Muista Verohallinnolle tehtävät ilmoitukset

Verottaja torjuu harmaata taloutta rakennusalaa koskevalla sääntelyllä, joka ulottuu myös taloyhtiöihin rakennustöiden tilaajina. Rakennustyön tilaajan on nimittäin ilmoitettava Verohallinnolle urakkatiedot kaikista yli 15.000 euron (alv 0 %) sopimuksista, ja tämä raja saattaa täyttyä, vaikkei kyse olisikaan edes erillistä rahoitusta tai yhtiökokouksen päätöstä vaativasta remontista. Verohallinnolle tulee lisäksi ilmoittaa jokaisen urakassa työskentelevän henkilön työntekijätiedot, ellei urakalle ole nimetty päätoteuttajaa, joka vastaisi työntekijätietojen ilmoittamisesta.

Hankeosuuslaskelmalla määritellään osakkaalle kuuluva osuus

Kullekin osakkaalle kuuluva osuus yhtiön investointihankkeesta määritellään hankeosuuslaskelmalla. Hankeosuuslaskelma on laadittava silloin, kun osakkailla on mahdollisuus valita osuutensa rahoitustapa eli se, maksaako osuutensa kerralla pois vai osallistuuko taloyhtiön lainaan. Hankeosuuslaskelmalle viedään hankkeen kokonaiskustannusten määrä ja lasketaan, kuinka paljon hankkeen rahoittamiseksi tarvitaan osakkaiden rahoitusvastuulla olevia varoja ja mikä on kunkin osakkaan osuus. Tätä kutsutaan hankkeen jyvittämiseksi. Tavallisesti maksuosuudet määräytyvät joko huoneiston pinta-alan tai osakkeiden määrän mukaisesti: määräytymisperuste on määritelty yhtiöjärjestyksessä.

Hankerahoituslaskelma kertoo, miten hanke on rahoitettu

Hankkeen päätyttyä kaikki siihen sisältyneet menot ja tulot kootaan erilliseen jälkilaskelmaan eli hankerahoituslaskelmaan. Tämän tärkein tehtävä on kertoa, kuinka hanke on rahoitettu, ja samalla varmistaa, että rahoitus on tasapainossa. Hankerahoituslaskelman avulla varmistetaan, että taloyhtiön tavanomainen hoito pyörii omalla rahoituksellaan ja hanke omallaan.

Varmista tasavertaisuus lainaosuuslaskennassa

Kun taloyhtiölle jäävän tai nostettavan hankelainan suuruus on tiedossa, suoritetaan lainaosuuslaskenta. Siinä määritetään osakkaille kuuluvat osuudet lainasta ja seurataan lainaosuuksien kehitystä huomioiden osakkaiden pääomavastikesuoritukset suhteessa lainan lyhennyksiin, korkoihin ja kuluihin. On erittäin tärkeää, että lainaosuuslaskenta tehdään huolellisesti ja oikein, jotta taloyhtiön osakkaita kohdellaan tasavertaisesti. Mahdollisista lainaosuuksien virheistä aiheutuu ikävimmässä tapauksessa vahingonkorvausvastuu isännöitsijälle.

Huomioi mahdollinen arvonlisäverovelvollisuus

Mikäli taloyhtiössä on liiketiloja, on melko yleistä, että yhtiö on hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi, sillä taloyhtiö hyötyy tietyissä tapauksissa alv-vähennyksistä. Tällöin on huomioitava, että hanke- ja lainaosuuslaskentaan liittyy omat kiemuransa. Perusparannusten yhteydessä arvonlisäverovelvollisilla taloyhtiöillä on lisäksi kiinteistöinvestoinnin tarkistusvastuu. Asiantunteva kirjanpitäjä osaa ottaa nämä erikoisuudet huomioon lainalaskennassa sekä tilinpäätöksissä.

Isännöitsijän on tärkeää tuntea taloyhtiöiden hankkeisiin liittyvät talouden pelisäännöt ja velvoitteet, mutta kaikkea ei tarvitse hallita yksin. Ammattitaitoinen tilitoimistokumppani on tukena hankkeiden suunnittelussa ja läpiviennissä, ja huolehtii siitä, että osakkaita tulee kohdeltua yhdenvertaisesti sekä velvollisuudet hoidetaan ajallaan ja oikein.

Haluatko perehtyä aiheeseen tarkemmin?

Tutustu isännöitsijöille ja taloythtiöille kirjoitettuun oppaaseemme

Lataa opas onnistuneeseen hankelaskentaan tai ota yhteyttä taloyhtiöiden taloushallintoon erikoistuneeseen asiantuntijatiimiimme!

Opas tilitoimistokumppanin valintaan