Nykyaikaiset taloushallinnon sähköiset työkalut tehostavat kirjanpidon ja palkanlaskennan prosesseja ja sujuvoittavat arkea – siksi sähköinen taloushallinto on useimmiten fiksumpi ratkaisu perinteiseen paperiseen kirjanpitoon verrattuna. Uusiin toimintatapoihin ja työkaluihin siirtyminen voi kuitenkin mietityttää, jos kirjanpito on aiemmin tehty täysin manuaalisesti. Minkälaiseksi sähköisen taloushallinnon hinta muodostuu? Miten arjessa saa tarpeen tullen apua? Pysyykö kontrolli oman yrityksen taloudesta itsellä, jos prosesseja automatisoidaan? Entä miten on tietoturvan laita?
› Lue vinkit sähköisen taloushallintojärjestelmän valintaan
Onko sähköinen taloushallinto kallista?
Yksi sähköiseen taloushallintoon liittyvä uskomus on, että sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä kustannukset kasvavat. Jonkin verran uusia kustannuksia muodostuu toki, kun käyttöön otetaan sähköisiä työkaluja, joihin liittyy esimerkiksi lisenssimaksuja. Parhaimmillaan sähköisen taloushallinnon kustannukset kuitenkin kompensoituvat sillä, kun manuaalista työtä tarvitaan vähemmän ja tiettyjä työvaiheita automatisoidaan. Tehokkaassa prosessissa aikaa säästyy, joka usein itseasiassa laskee taloushallinnon kokonaiskustannuksia verrattuna perinteisiin toimintatapoihin.
Taloushallinnon hoitaminen vaatii aina myös yrittäjän tai organisaation juoksevia talousasioita hoitavan henkilön aikaa. Aikaa kuluu usein muun muassa saapuneiden laskujen asiatarkastukseen, myyntilaskujen kirjoittamiseen ja kirjanpitomateriaalin koostamiseen sekä toimittamiseen tilitoimistolle. Kun sähköisen taloushallinnon työkalut helpottavat ja nopeuttavat myös yrityksen omia rutiineja, vapautuu organisaation aikaa varsinaiseen työn tekemiseen.
Tilitoimiston puolella asiantuntijat voivat keskittää ammattitaitoaan tiedon analysointiin ja asiakkaiden auttamiseen, kun automatisoidut rutiininomaiset työvaiheet eivät vie kaikkea aikaa. Tällöin tilitoimiston ammattitaitoa hyödynnetään aidosti yrityksen menestyksen eteen.
Saanko apua ja neuvoja kirjanpitäjältäni, jos taloushallinto hoidetaan sähköisesti?
Parhaimmillaan sähköiset ratkaisut ja tilitoimiston ammattilaisen apu muodostavat yhdessä kokonaisuuden, joka tukee yrityksen liiketoiminnan kehittämistä. Sähköisillä työkaluilla saadaan kattavasti tietoa yrityksen taloudesta. Tilitoimiston ammattilainen osaa tulkita tätä dataa ja voi tukea yritystä liiketoiminnan kehittämisessä. Kun taloushallinnon järjestelmistä saadaan reaaliaikaista tietoa, kirjanpitäjä pystyy neuvomaan myös ennakoivasti ja tarvittaessa talouden muutoksiin voidaan reagoida nopeasti. Mitä paremmin kirjanpitäjä tuntee yrityksen toiminnan, sitä paremmin hän voi tukea yrityksen kehityksessä.
Sähköiset työkalut avaavat myös uuden turvallisen viestintäkanavan asiakkaan ja tälle nimetyn kirjanpitäjän välille. Sähköisen taloushallinnon työkalujen hyödyntämisen ei siis tarvitse olla vastakohta henkilökohtaiselle palvelulle. Vastaus kysymykseen riippuu siis osittain myös siitä, miten vahvasti valitsemasi kirjanpitäjä tai tilitoimistosi on sisällyttänyt henkilökohtaisen neuvonnan ja yhteydenpidon omaan palvelukonseptiinsa.
Pysyykö talouden kontrolli itsellä, jos kaikki hoidetaan sähköisesti?
Jos on tottunut hoitamaan kaikki yrityksensä talouteen liittyvät asiat itsenäisesti omin käsin, kuten esimerkiksi moni yksinyrittäjä, voi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tuntua kontrollista luopumiselta. Joskus fyysisten kuittien läpikäynti tuo talouden hallintaan konkretiaa. Kyse on kuitenkin vain uusien toimintatapojen opettelusta. Sähköinen taloushallinto itseasiassa parantaa näkyvyyttä yrityksen taloustilanteeseen ja tarjoaa reaaliaikaisen tavan kontrolloida talouttaan. Kun tarpeelliset tiedot oppii etsimään järjestelmästä, saa ajantasaista tietoa talouden tilanteesta jopa entistä tehokkaammin.
Onko sähköinen taloushallinto tietoturvallinen?
Väärinkäytösmahdollisuuksia on aina ollut – riippumatta siitä, toteutetaanko taloushallintoa sähköisesti vai manuaalisesti. Järjestelmätoimittajan vastuulla on huolehtia järjestelmän teknisestä tietoturvasta. Tämän lisäksi myös käyttäjän on huolehdittava omaan käyttäytymiseensä liittyvästä tietoturvastaan, kuten kaikessa digitaalisessa toiminnassa. Toisaalta kasa paperisia tositteita muodostaa myös huomattavan riskin, jos ne joutuvat vääriin käsiin tai katoavat. Hyvin hoidettuna sähköisessä taloushallinnossa on jopa aiempaa vähemmän väärinkäytösten riskejä, kun toiminnasta jää digitaalinen jälki.
Harkitsetko sähköiseen taloushallintoon siirtymistä tai mietitkö, kuinka yrityksenne taloushallintoa voisi tehostaa sähköisillä työkaluilla? Lue lisää sähköisestä taloushallinnosta täältä.
