Välttävällä ja kiitettävällä tasolla on palkkahallinnossa selkeä ero
Palkkahallinnon minivaatimus on lakien ja työehtosopimusten mukaisesti toteutettu palkanlaskenta. Kuten muillakin liiketoiminnan osa-alueilla, on kuitenkin enemmän kuin viisasta miettiä, kannattaako pelkkään minimiin tyytyä.
Jos rinnastamme palkkahallinnon vaikkapa peruskouluun, niin pelkästään pakolliset hommat suorittamalla pystyt kyllä läpäisemään oppiaineet välttävällä tasolla. Enemmän panostamalla saavutat kuitenkin laajemman ymmärryksen ja rakennat itsellesi hyvää pohjaa tulevaa tekemistä varten. On varmasti päivänselvää, kumman tavan neuvoisit lapsesi valitsemaan.
Kun palkkahallinto toteutetaan fiksummin ja moniulotteisempana kokonaisuutena, se voi tuoda tärkeitä hyötyjä liiketoimintaan sekä sen eteenpäin kehittämiseen. Tilitoimiston tarjoamaa palkkahallintopalvelua on hyvä pysähtyä arvioimaan esimerkiksi seuraavista näkökulmista:
1. Miten yhteistyö tilitoimiston ja asiakkaan välillä hoidetaan
Itse palkkahallinnon perustekemisessäkin on paljon väliä sillä, miten asiat hoidetaan. Tilitoimiston ja asiakkaan välisellä yhteistyöllä on tässä tärkeä merkitys. Sujuva yhteistyö parantaa tiedonkulkua, helpottaa molempien osapuolten arkea ja mahdollistaa esimerkiksi neuvojen kysymisen silloin, kun siihen on tarvetta. Hyvin toimivassa yhteistyössä on kyse kumppanuudesta eikä vain tarkkaan rajatun palvelun tuottamisesta.
Yhteistyön sujuvuudessa olennaista on esimerkiksi oman yhteyshenkilön tavoitettavuus. Asiakkaan täytyy olla helppo ottaa yhteyttä palkkahallintoaan hoitavaan henkilöön itselleen sopivalla tavalla, tapahtui se sitten soittamalla, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä.
Myös käytettävällä sähköisellä järjestelmällä on nykyään tilitoimiston ja asiakkaan välisessä viestinnässä merkittävä rooli. Se mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkulun ja toimii asiakkaalle helppona väylänä palkkadataan. Hyvä järjestelmä täydentää palkkahallinnon palvelua, mutta ei tietenkään kokonaan korvaa ihmisten välistä kommunikointia.
2. Miten palkanlaskennan tuottamia tietoja pystytään hyödyntämään
Palkanlaskennassa syntyy koko ajan tietoa, jonka tarkasteleminen voi auttaa organisaatiota kehittämään toimintaansa. Erityisesti henkilöstöhallinnon tarpeisiin sähköisessä palkkahallinnossa olevia tietoja kannattaa hyödyntää.
Palkkahallinnon raportit tiivistävät palkkadatan helposti hahmotettavaan muotoon. Jos raportteja on vielä mahdollista räätälöidä oman organisaation tarpeiden mukaisiksi, ne toimivat hyvinä seurantatyökaluina ja antavat hyödyllistä tietoa muun muassa henkilöstösuunnitteluun ja tiedolla johtamiseen.
Palkkahallinnosta saatavia tunnuslukuja voidaan tarvita myös tilinpäätöksen ja työhyvinvoinnin toimintasuunnitelman teossa. Kun luvut ovat saatavilla helposti, sujuvuus lisääntyy muillakin liiketoiminnan osa-alueilla.
3. Miten palkkahallinto linkittyy osaksi muuta taloushallintoa
Palkkahallintopalvelua ulkoistaessa kannattaa harkita myös kirjanpidon ja mahdollisesti muidenkin taloushallinnon palveluiden ulkoistusta. Tällöin voi olla järkevintä valita tilitoimisto, joka pystyy tarjoamaan nämä kaikki yhtenäisenä kokonaisuutena. Tietojen automaattinen hyödynnettävyys kaikissa taloushallinnon toiminnoissa tehostaa prosesseja, säästää asiakasorganisaation aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Kun tilitoimiston ammattilaisilla on näkymä kaikkiin taloushallinnon osa-alueisiin, heidän on mahdollista tarjota kattavammin neuvoja liiketoimintasi tueksi. Palveluvalikoima voi myös joustaa organisaatiosi kasvun ja kehityksen mukana, jolloin käytössäsi ovat aina juuri ne palvelut, joita tarvitset ja joissa tilitoimistokumppanisi pystyy tarjoamaan lisäarvoa.
